Aylık raporda bir öğrencinin dört gün kaydı eksik görünürken başka bir öğrencinin iki gün eksiği olabilir. Bu sayılar tek başına sağlıklı karşılaştırma sağlamaz. Öğrencilerin programları, beklenen gün sayıları ve kayıt düzeltmeleri farklı olabilir. Aylık devam raporunu okumak, toplamları görmenin yanında bu bağlamı kontrol etmeyi gerektirir.
1. Beklenen ders gününü dikkate almamak
Ayda sekiz gün etüde gelen öğrenci ile yirmi gün ders programı olan öğrenci aynı paydada değerlendirilmemelidir. Önce her öğrenci için beklenen katılım günlerini belirleyin. Tatil, ders iptali ve izin gibi durumları kurumun kayıt sürecine göre ele alın. Ham eksik gün sayısı üzerinden sıralama yapmak yanıltıcı olabilir.
2. Giriş kaydını bütün derslere katılım saymak
Kapıdaki giriş, öğrencinin belirli bir derse ne kadar katıldığını tek başına göstermez. Aylık giriş özeti ile ders yoklamasını ayrı okuyun. Ders bazında bir değerlendirme gerekiyorsa ilgili yoklama kaynağını kullanın. Aynı rapordaki alanların tam olarak hangi olaydan üretildiğini sağlayıcıya sorun.
3. Geç kalma ile tam gün devamsızlığı toplamak
Geç gelen bir öğrenci bazı derslere katılmış olabilir. Geç kalma sayısı, gecikme süresi ve devamsız gün sayısı farklı göstergelerdir. Bunları tek bir puanda birleştirmeden önce kurumun değerlendirme yöntemini açıklayın. Sürekli gecikme ile tek bir uzun gecikmenin gerektirdiği görüşme de farklı olabilir.
4. Düzeltme yapılmış kayıtları kontrol etmemek
Teknik aksaklık veya tamamlanmamış kiosk işlemi nedeniyle eksik olay oluşabilir. Yetkili personelin yaptığı düzeltmeler rapor öncesinde kontrol edilmelidir. Raporun hangi tarihte üretildiği ve sonradan değişiklik yapılıp yapılmadığı belli olsun. Farklı günlerde alınmış iki raporu, veriler değişmemiş gibi karşılaştırmayın.
5. Sayılardan doğrudan neden çıkarmak
Raporda tekrar eden bir eksiklik görülmesi, öğrencinin gelmeme nedenini açıklamaz. Öğrenci ve veliyle görüşmeden niyet, sağlık veya motivasyon hakkında kesin yargı kurmayın. Raporu görüşmede doğru soruları sormak için kullanın. Kişisel bilgilerin paylaşımını ilgili görev ve ihtiyaçla sınırlayın.
Aylık kontrolü uygulanabilir bir karara bağlayın
BE Soft’taki kayıt ve özetleri kurumunuzun programı ve doğrulama süreciyle birlikte değerlendirin. Ay sonunda hangi kayıtların düzeltilmesi, hangi öğrencilerle görüşülmesi ve hangi cihaz sorunlarının incelenmesi gerektiğini açık bir takip listesine dönüştürün.