Öğrenci kurumdan ayrıldığında aktif yoklama, veli bildirimi ve geçmiş veri saklama işlemleri ayrı değerlendirilmelidir. Kaydı pasif yapmak, bütün verilerin silindiği anlamına gelmez. Bütün geçmişi aynı gün silmek de kurumun yükümlülüklerini incelemeden verilecek bir karar değildir.
Ayrılma bilgisi danışmada kalır, yoklama listesindeki öğrenci aktif görünmeye devam ederse aileye gereksiz devamsızlık mesajı gidebilir. Tersine, geçmiş raporlar kontrolsüz silinirse daha sonra gerekli kayıt bulunamayabilir. Süreç hem günlük operasyonu hem veri yönetimini kapsamalıdır.
Ayrılış tarihini ve sorumluyu netleştirin
Önce ayrılışın hangi tarihten itibaren geçerli olduğunu kaydedin. Geçici ara verme ile kesin ayrılma aynı durum değildir. Belgenin veya kararın sorumlusu, işlemi uygulayacak kişi ve kontrol edecek görevli belli olsun. Yazılımın pasif, arşiv veya silme düğmelerinin ne yaptığını destek ekibine sorun.
- Son katılım ve aktiflik bitiş tarihi.
- Gelecekteki program ve bildirimlere etkisi.
- Veli hesabının başka öğrenciyle ilişkisi.
- Geçmiş raporlara erişim ihtiyacı.
- Veri saklama ve imha değerlendirmesinin sorumlusu.
Bildirim ve hesap ilişkilerini ayrı kontrol edin
Öğrenci aktif listeden çıkarıldığında planlanmış mesajların veya bekleyen işlemlerin ne olacağını doğrulayın. Aynı velinin kurumda devam eden başka çocuğu olabilir. Sadece bir öğrenci ayrıldı diye ailenin bütün erişimini kapatmak doğru olmayabilir; ilişkileri tek tek kontrol edin.
Çalışanın bildirim telefonunu silmesi ile sistemdeki öğrenci durumunu değiştirmesi farklı işlemlerdir. Geçmiş kaydın kime ait olduğu belirsizleşmemelidir. Kişisel bilgileri yeni öğrenciye devrederek aynı kartı tekrar kullanmayın.
Saklama ile silme kararını nasıl ayırın?
KVKK'nın resmi açıklaması, işleme nedenleri ortadan kalktığında silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünü ele alır. İşlemler aynı anlama gelmez. Kurumun hangi veri için hangi süre ve dayanağa sahip olduğu ayrıca değerlendirilmelidir.
Bu yazı kurumunuza özel hukuki süre belirlemez. Devam raporu, iletişim bilgisi, fotoğraf ve biyometrik kayıt aynı amaçla tutulmuyor olabilir. Bir genel saklama süresini hepsine uygulamak yerine yetkili kişilerle veri türü bazında karar verin. Gereksiz yüz verisini sırf ileride döner diye sınırsız tutmayın.
Dışa aktarılan kopyalar unutulmamalı
Panelde yapılan işlem, daha önce indirilen Excel, PDF veya başka dosyayı kendiliğinden yönetmeyebilir. Yetkili arşiv, geçici çalışma kopyası ve kişisel cihazlardaki dosyalar ayrı ele alınmalıdır. Hangi ortamda hangi işlem uygulanacağını kayıt altına alın. Yedeklerdeki verinin nasıl ele alındığını teknik ekiple doğrulayın.
İşlem sonrası kısa kontrol
- Öğrencinin gelecekteki aktif yoklamada görünmediğini doğrulayın.
- İstenmeyen bildirim üretiminin durduğunu kontrol edin.
- Diğer çocuk ve veli ilişkilerinin korunduğuna bakın.
- Gerekli geçmiş kayda yalnızca yetkili kişilerin eriştiğini doğrulayın.
- Saklama ve imha kararının uygulama kaydını tamamlayın.
Dönem güncelleme rehberi ve personel yetkileri rehberi bu süreci destekler. Kullandığınız kurulumda durum değişikliklerinin etkisini BE Soft ile birlikte netleştirin.
Sık sorulan sorular
Pasif öğrenci kaydı silinmiş sayılır mı?
Hayır. Pasiflik günlük kullanım durumudur; silme, yok etme ve arşiv davranışı ayrıca doğrulanmalıdır.
Ayrılan öğrencinin velisi tamamen kapatılmalı mı?
Önce diğer çocuk ve hesap ilişkilerini kontrol edin. Erişim kararı görev ve ilişki kapsamına göre verilmelidir.
