Dershanelerde geç kalan öğrencileri düzenli takip etmek için yalnızca giriş saatini kaydetmek yeterli değildir. Öğrencinin hangi saatte gelmesi gerektiği, program değişiklikleri ve kayıt işleminin tamamlanıp tamamlanmadığı birlikte değerlendirilmelidir.
Yüz tanıma sistemi, öğrenci girişlerini kayıt altına alarak bu süreci destekleyebilir. Sağlıklı bir takip düzeni için başlangıç saatleri, veli bildirimleri ve istisna durumları önceden planlanmalıdır.
1. Önce beklenen giriş saatini belirleyin
Gecikme değerlendirmesi için öğrencinin kuruma gelmesi gereken saat açık olmalıdır. Hafta içi dersleri, hafta sonu grupları ve deneme sınavları farklı saatlerde başlayabilir.
Bütün günleri aynı başlangıç saatiyle değerlendirmek, zamanında gelen öğrencinin geç görünmesine neden olabilir. Takip ayarlarını kurumun güncel programına göre hazırlayın.
2. Giriş kaydının doğru oluştuğunu kontrol edin
Öğrencinin kamera karşısında işlemi tamamlaması ve kaydın doğru kişiyle ilişkilendirilmesi gerekir. Kayıt oluşmadığında öğrenciyi doğrudan devamsız veya geç olarak değerlendirmeden önce durumu kontrol edin.
Tanınmama, işlem yapılmadan geçilmesi veya yanlış öğrenci bilgisi gibi durumlar için görevli desteği ve alternatif kayıt yolu belirleyin.
3. Günlere göre farklı saatler kullanın
BE Soft Yüz Tanıma Sistemi’nde günlere göre farklı giriş saatleri tanımlanabilir. Örneğin hafta içi 08.30, cumartesi 09.00 ve deneme sınavı yapılan pazar günü 10.00 başlangıç saati olarak kullanılabilir.
Bu saatler örnektir; kendi programınıza göre düzenleyin. Aynı gün farklı saatlerde başlayan gruplarınız varsa bu ihtiyacın nasıl karşılanacağını ayrıca görüşün.
4. Veliye gönderilen mesajı açık hazırlayın
Geç kalma bildirimi, ilgili kaydı ve saati anlaşılır şekilde anlatmalıdır. Öğrencinin gecikme nedeni bilinmiyorsa mesajda neden hakkında yorum yapılmamalıdır.
Örnek mesaj:
“Sayın velimiz, öğrencinizin kurum giriş kaydı bugün saat 08.42’de oluşturulmuştur. Planlanan giriş saati 08.30’dur. Kurum adı”
Kurum adını ve saatleri kendi kullanımınıza göre değiştirin. Mesajın gönderilmesi ile veliye ulaşması ayrı aşamalardır; ulaşmayan bildirimlerin nasıl kontrol edileceğini öğrenin.
5. Tekrar eden gecikmeleri geçmiş kayıtlarla inceleyin
Tek bir gecikme ile düzenli tekrar eden gecikmeler aynı şekilde değerlendirilmemelidir. Geçmiş kayıtları inceleyerek hangi günlerde ve saatlerde sorun yaşandığını gözlemleyebilirsiniz.
Kayıtlar gecikmenin nedenini tek başına açıklamaz. Ulaşım, ders programı veya başka koşulları anlamak için öğrenci ve veliyle görüşün.
6. Kurum girişi ile sınıfa katılımı ayırın
Girişte oluşturulan kayıt, öğrencinin o noktadaki işlem saatini gösterir. Sınıfa ne zaman girdiğini veya belirli bir derse katıldığını tek başına kanıtlamaz.
Takibin kurum girişine mi, ders başlangıcına mı dayandığını personele ve velilere açıkça anlatın. Ders bazında yoklama gerekiyorsa bu süreci ayrıca planlayın.
Kurulum öncesinde neleri hazırlamalısınız?
- Güncel öğrenci listesi
- Günlere göre beklenen giriş saatleri
- Sınav ve telafi dersi takvimi
- Kontrol edilmiş veli iletişim numaraları
- Program ayarlarını güncelleyecek personel
- Eksik veya hatalı kayıtların kontrol süreci
Dershanenizin giriş saatlerini ve bildirim ihtiyaçlarını BE Soft ile paylaşın. Geç kalma takibini kurumunuzun günlük işleyişine göre birlikte planlayalım.