Yüz tanıma sisteminde sağlıklı yoklama, doğru öğrenci kaydıyla başlar. Fotoğrafın yanlış kişiye bağlanması veya veli numarasının hatalı girilmesi, tanıma başarılı olsa bile yanlış kayıt ve bildirimlere yol açabilir. Bu nedenle öğrenci kaydını yalnızca fotoğraf yükleme işlemi olarak düşünmemek gerekir.
1. Öğrenci listesini hazırlayın
Ad, soyad, kurum içindeki öğrenci numarası ve gerekiyorsa sınıf veya grup bilgisini düzenleyin. Aynı adı taşıyan öğrenciler için ayırt edici kurum numarasını kullanın. Mevcut kayıtları kontrol ederek aynı öğrenci için ikinci bir profil açılmasını önleyin. Toplu aktarım yapılacaksa dosya biçimini ve zorunlu alanları sağlayıcıyla önceden netleştirin.
2. Kayıt öncesi kurum sürecini tamamlayın
Öğrenci ve veliye uygulamanın amacı, kullanım biçimi ve kurumun veri süreçleri hakkında uygun bilgilendirme yapılmalıdır. Fotoğraflara ve yönetim paneline kimlerin erişeceğini belirleyin. Saklama, güncelleme ve kayıt kapatma işlemlerini kurumun sorumlu kişileriyle planlayın. Teknik kayıt işlemi, kurumun gerekli değerlendirmelerinin yerine geçmez.
3. Net ve güncel fotoğraflar hazırlayın
Yüzün açıkça görüldüğü, iyi aydınlatılmış ve ağır filtre uygulanmamış fotoğraflar seçin. Arkadan ışık gelen, yüzün çok küçük kaldığı veya birden fazla kişinin bulunduğu görüntülerden kaçının. Sağlayıcının önerdiği fotoğraf sayısını ve biçimini izleyin. Dosyaları yanlış öğrencilerle karıştırmamak için yükleme sırasında profil bilgilerini yeniden kontrol edin.
4. Fotoğrafları doğru öğrenciye bağlayın
Önce öğrencinin adını ve kurum numarasını doğrulayın, sonra fotoğrafları ilgili profile ekleyin. Kaydın doğru kurumda ve aktif durumda olduğunu kontrol edin. Kardeşlerin veya benzer isimli öğrencilerin fotoğrafları karıştıysa tanıma testine başlamadan düzeltin. Birden fazla personel kayıt yapıyorsa ortak bir kontrol listesi kullanın.
5. Veli iletişim bilgilerini doğrulayın
Bildirim kullanılacaksa veli telefon numarasını ve ülke kodunu kontrol edin. Hangi veliye, hangi giriş veya çıkış olayında, hangi kanaldan mesaj gönderileceğini belirleyin. BE Soft'ta WhatsApp ve SMS seçenekleri kullanım planına göre değerlendirilebilir. Test mesajı sürecini veliyle ve kurum personeliyle önceden planlayın.
6. İlk kullanım testini yapın
Öğrenciyi gerçek giriş cihazında deneyin. Ekranda doğru kişinin göründüğünü, giriş saatinin doğru kaydedildiğini ve planlanan bildirim akışının çalıştığını kontrol edin. Bir sorun varsa önce fotoğraf, ışık, kamera mesafesi ve profil eşleşmesini inceleyin. Deneme kayıtlarını gerçek yoklama raporlarından ayırmak için kurumun kayıt düzeltme sürecini kullanın.
Kayıtları güncel tutun
Öğrenci görünümü, sınıfı veya veli iletişim bilgisi değiştiğinde kaydı güncelleyin. Kurumdan ayrılan öğrencilerin kayıtlarını da belirlenen süreçle yönetin. BE Soft ile öğrenci listesi hazırlığı ve ilk kullanım kontrolünü planlayarak dönem başlangıcını daha düzenli hâle getirebilirsiniz.