Birden fazla şubesi olan dershanede aynı öğrencinin farklı günlerde farklı binaya gitmesi olağandır. Giriş çıkış takibi, yalnızca isim eşleştirmekten ibaret değildir. Kayıtların hangi şubeye ait olduğu, kim tarafından görüldüğü ve veliye hangi kurum bilgisinin iletildiği baştan netleşmelidir.
1. Şube ve öğrenci ilişkisini belirleyin
Her öğrencinin ana şubesini ve gerekiyorsa diğer şubelerdeki programını listeleyin. Sınıf değişikliği ile şube değişikliğini ayrı tutun. Örneğin hafta içi A şubesinde ders alan öğrencinin cumartesi B şubesindeki denemeye katılması, iki ayrı öğrenci profili açılmasını gerektirmeyebilir; kurulum modelini yazılım ekibiyle doğrulayın.
2. Ortak paneli hazır özellik saymayın
Ayrı kurulumların tek merkezden yönetilebildiğini varsaymayın. Merkezi görünüm, şubeler arası erişim ve kayıt paylaşımı teklif aşamasında açıkça sorulmalıdır. Yönetimin bütün şubeleri görebilmesiyle danışma personelinin yalnızca kendi şubesini görmesi farklı ihtiyaçlardır. İstenen ekranları örnek senaryoyla tarif edin.
3. Bildirimde şubeyi açıkça gösterin
Velinin öğrencinin hangi binaya girdiğini anlaması gerekir. Mesaj taslağında kurum veya şube adı, olay türü ve saat yer alsın. Aynı öğrenci iki şubede işlem yaptığında oluşacak bildirimleri test edin. Gerçek velilere deneme mesajı göndermeden kurumun kontrolündeki test alıcılarını kullanın.
4. Raporları aynı kuralla karşılaştırın
Şubelerin ders başlangıçları ve çalışma günleri farklı olabilir. Devam oranlarını karşılaştırırken beklenen katılım günlerini dikkate alın. Bir şubedeki giriş sayısını doğrudan diğerinin öğrenci sayısıyla kıyaslamak yanıltır. Transfer edilen öğrencilerin eski ve yeni dönem kayıtlarının hangi rapora girdiğini kontrol edin.
5. Önce iki şubede küçük pilot yapın
Bir ana şube ve bir alternatif program seçerek giriş, çıkış, yanlış şube ve liste güncelleme senaryolarını deneyin. Sorumluları ve düzeltme yolunu yazılı belirleyin. Pilot tamamlanmadan bütün şubelere aynı ayarları kopyalamak, küçük bir liste hatasını kurumun tamamına taşıyabilir.
Kurumunuzun şube yapısını birlikte değerlendirelim
BE Soft ile görüşürken şube sayınızı, öğrenci geçişlerinizi ve merkezi rapor ihtiyacınızı paylaşın. Kurulum ve erişim kapsamını netleştirerek kurumunuza uygun giriş çıkış takibini planlayabilirsiniz.