Teklif revizyonunu takip etmek için aynı teklifin her gönderimini ayrı sürüm olarak kaydedin ve müşteri onayını belirli bir sürüme bağlayın. Yalnızca dosya adına “son” yazmak, hangi fiyatın ve kapsamın kabul edildiğini açıklamaya yetmez.
İlk teklifte kurulum vardır, ikincisinde eğitim eklenir, üçüncüsünde teslim planı değişir. Satış ekibi son PDF'yi gönderdiğini düşünürken müşteri eski e-postayı yanıtlayabilir. Bu durumda sorun çoğu zaman fiyat pazarlığı değil, sürüm belirsizliğidir.
Teklif kimliği ve revizyonu ayırın
Örneğin T-204 ana teklif kimliği, R01 ve R02 ise sürümler olsun. Bunlar yalnızca örnek kodlardır. Müşteri, proje ve görüşme geçmişi aynı ana kayıt altında kalırken her sürüm kendi kapsamını korur. Önceki dosyanın üzerine yazmak yerine gönderilmiş sürümü değişmez bir belge olarak saklayın.
Her revizyonda hangi bilgiler bulunmalı?
- Revizyon numarası ve oluşturulma tarihi.
- Hazırlayan ve gerekiyorsa kontrol eden kişi.
- Önceki sürüme göre değişen kapsam, adet veya teslim koşulu.
- Geçerlilik tarihi ve ilgili ticari koşullar.
- Gönderildiği alıcı, kanal ve gönderim zamanı.
- Geçerli, geri çekilmiş veya yerine yenisi gönderilmiş gibi açık durum bilgisi.
Bu alanların tamamı mevcut CRM'inizde bulunmayabilir. Eksikleri ürün özelliği varsaymak yerine iş gereksinimi olarak yazın; geçici takip yapılacaksa tek bir yetkili kayıt düzeni belirleyin.
“Neyi değiştirdik?” sorusunu tek cümlede cevaplayın
Yeni sürümde “Eğitim kapsamı iki oturumdan üç oturuma çıktı; diğer kalemler aynı kaldı” gibi somut bir not kullanın. Bu örnek bir yazım biçimidir, hizmet taahhüdü değildir. Sadece “güncellendi” demek, hem ekibin hem müşterinin yeniden bütün dosyayı karşılaştırmasına neden olur.
Müşteri onayı hangi sürüme ait?
Onay kaydında revizyon numarası, tarih ve onayın geldiği iletişim bulunmalıdır. Müşteri eski sürüme cevap verdiyse sessizce son sürüme onay vermiş saymayın; ticari mutabakatı yetkili kişiler arasında netleştirin. Sipariş veya iş emri açılırken kabul edilen sürüm esas alınmalıdır.
Ekip içi kabul testi
- Örnek teklife iki revizyon ekleyin.
- İlk sürümün dosyasının ve gönderim bilgisinin korunup korunmadığına bakın.
- Son sürümdeki değişikliği başka bir ekip arkadaşının anlayabildiğini kontrol edin.
- Eski sürüme gelen onayın yanlış siparişe dönüşmesini önleyen adımı deneyin.
BE Soft ile CRM projenizi görüşürken gerçek müşteri bilgilerini paylaşmadan bu senaryoyu anlatabilirsiniz. “Teklif modülü istiyoruz” yerine sürüm, gönderim ve onay ilişkisinin nasıl işleyeceğini tarif etmek, kapsamı daha net kurar.
