Bayi panelinde iade ve iptal takibi yapılırken talep, onay, fiziksel ürün hareketi ve hesap düzeltmesi ayrı aşamalar olarak tutulmalıdır. Bayinin iade istiyorum demesi, ürünün depoya geldiği veya bedelin iade edildiği anlamına gelmez. Her aşamanın sorumlusu ve sonucu görünür olmalıdır.
Telefonla açılan talep, depoda gelen kutu ve muhasebede yapılan düzeltme farklı kişilerde kaldığında stok ve cari hesap birbirini tutmayabilir. Yazılım projesinin başında bu bağlantılar tanımlanmalıdır. Aşağıdaki akış kurum içi süreç önerisidir; sözleşme veya hukuki iade koşullarını belirlemez.
İade ile sipariş iptalini ayırın
Henüz hazırlanmış olmayan siparişin iptali, sevk edilmiş ürünün geri dönmesiyle aynı işlem değildir. Ürün hazırlanmış, kısmen gönderilmiş veya fatura oluşmuş olabilir. Panel her durumu tek iptal düğmesiyle ele almak yerine ilgili adımların etkisini açık göstermelidir.
- Asıl sipariş ve satır numarası.
- Ürün kodu, varyant ve talep edilen miktar.
- Talep nedeni ve açıklama.
- Sevk ve teslim durumu.
- Onaylayan kişi ve sıradaki görev.
Fiziksel kabul ile stok düzeltmesi
Depoya gelen kutudaki ürün, talep edilen ürünle eşleştirilmelidir. Kısmi dönüş veya farklı varyant varsa ayrı kayıt gerekir. Ürün kabul edilmeden stok miktarını otomatik artırmak satılabilir olmayan malzemeyi satışa açabilir. İnceleme, hasarlı ve yeniden satışa uygun gibi kurum durumlarını proje kapsamında netleştirin.
Gelen ürün fotoğrafı gerekiyorsa ilgili kayıtla eşleşsin; kişisel belgeler gereksiz yere geniş kullanıcı kitlesine açılmasın. Aynı kabulün iki görevli tarafından iki kez işlenmesini önleyen kontrol bulunmalıdır.
Cari düzeltme ne zaman oluşmalı?
Talebin kabulüyle para iadesi veya cari düzeltme aynı anda gerçekleşmeyebilir. Hangi işlemde hangi kayıt oluşacağı muhasebe sorumlularıyla tanımlansın. Resmî belge ve vergi uygulamaları mali müşavirle değerlendirilmelidir; panelde bir tutarın düşmesi bütün yükümlülüklerin tamamlandığını göstermez.
İade, değişim ve başka siparişe mahsup birbirinden ayrılmalıdır. Operatörün eski sipariş tutarını sessizce değiştirmesi, geçmişin izlenmesini zorlaştırır. Asıl işlemle bağlantılı düzeltme kaydı ve açıklama bulunması daha anlaşılır bir takip sağlar.
Projede denenmesi gereken senaryolar
- Sevk edilmemiş siparişin iptali.
- Sevk edilmiş siparişin kısmi iadesi.
- Yanlış ürün veya miktarla gelen kutu.
- Depo kabulü yapılmış fakat hesap düzeltmesi bekleyen talep.
- Aynı işlemin yeniden onaylanması denemesi.
- Talebin reddi ve gerekçenin bayiye gösterilmesi.
Bu testleri canlı stok ve gerçek para hareketi oluşturmadan uygun test ortamında yapın. Hata sonrası düzeltmenin hangi yetkiyle uygulanacağını da deneyin. Yalnızca normal akışın çalışması kabul için yeterli değildir.
Bayinin göreceği durum anlaşılır olsun
İnceleniyor, ürün bekleniyor ve tamamlandı farklı aşamalardır. Tamamlandı yazıyorsa hangi işin bittiği belli olsun. Bayinin aynı talebi telefon, WhatsApp ve panelden üç kez açmasını önlemek için kayıt numarası ve güncel durum görünür tutulmalıdır.
BE Soft bayi paneli projesinde mevcut iade akışınızı sipariş, depo ve muhasebe birlikte tarif edebiliriz. Sipariş onayı rehberi ve iş emri akışı ile ilişkileri inceleyin; bir örnek taleple bize ulaşın.
Sık sorulan sorular
İade talebi açılınca stok artmalı mı?
Fiziksel kabul ve ürünün durumu doğrulanmadan satılabilir stok artışı varsayılmamalıdır.
Panelde bakiye düzeltmesi resmî belge yerine geçer mi?
Bu sonuç otomatik çıkarılamaz. Belge ve muhasebe uygulamaları kurumun mali sorumlularıyla değerlendirilmelidir.
