Teklif gönderildikten sonra satış süreci tamamlanmış olmaz. Müşterinin soruları, kapsam değişikliği veya karar için beklediği bir tarih olabilir. Bu bilgiler yalnızca personelin aklında kaldığında görev değişimiyle kaybolabilir. CRM’de teklif sonrası takip, müşteriyi sürekli aramak yerine doğru bilgiyi doğru zamanda izlemek için kurulmalıdır.
1. Gönderilen teklifin sürümünü kaydedin
Tarih, kapsam ve ilgili teklif dosyası müşterinin kaydıyla ilişkilendirilsin. Yeni sürüm oluşturulduğunda eskisiyle karışmaması için sürüm veya açık bir dosya adı kullanın. Müşterinin hangi koşulu gördüğü belli olsun. Yazılımda teklif dosyası veya sürüm takibi varsa desteklenen yöntemi kullanın; yoksa kurumun düzenli kayıt sürecini belirleyin.
2. Son görüşmeyi kısa ve somut yazın
“Müşteriyle konuşuldu” yerine açıklığa kavuşan konu ve kalan soru yazılsın. Tahmini bütçe veya karar tarihi, müşteri tarafından kesinleştirilmemişse bunu açıkça belirtin. Görüşme notunu gereksiz kişisel bilgilerle doldurmayın. Başka bir personel kaydı açtığında süreci anlayabilecek kadar bağlam bulmalıdır.
3. Her açık teklife bir sonraki adım verin
Takip görevi, sorumlu personel ve uygun tarih birlikte tanımlansın. Müşteri ek bilgi istemişse yalnızca yeniden arama görevi oluşturmak yeterli değildir; istenen bilgiyi hazırlama işi de takip edilmelidir. İletişim sıklığını müşterinin tercihine ve talebin durumuna göre belirleyin. Kontrolsüz otomatik hatırlatmalarla iletişimi gereksiz yere çoğaltmayın.
4. Bekleyen ve sonuçlanan teklifleri ayırın
Karar bekleniyor, kapsam yenileniyor ve sonuçlandı gibi durumları ekip aynı anlamda kullansın. Uzun süre işlem yapılmayan kaydı kendiliğinden kaybedilmiş satış saymayın. Sonuç nedeni biliniyorsa kaydedin; bilinmiyorsa tahmin üretmeyin. Revize teklif, aynı müşteriye ait yeni bir sürecin başlangıcı olabilir.
5. Haftalık ekip kontrolü yapın
Tarihi geçmiş görevleri, sahipsiz teklifleri ve yanıt bekleyen soruları inceleyin. Kontrolün amacı yalnızca sayı üretmek değil, yapılacak işi belirlemektir. Görev devrinde açık işlemler ve son müşteri bilgisi birlikte aktarılmalıdır. Raporlardaki toplamları, farklı teklif sürümlerini iki kez saymadan değerlendirin.
Takibi satış sürecinizle eşleştirin
BE Soft ile teklif akışınızı ve ekip sorumluluklarını paylaşarak kurumunuza uygun CRM işleyişini planlayabilirsiniz. Güncel kayıt, açık görev ve anlaşılır sonuç bilgisi, sürdürülebilir müşteri takibinin temelini oluşturur.