CRM'de mükerrer müşteri kaydı birleştirilirken önce iki kaydın gerçekten aynı kişiye veya kuruma ait olduğu doğrulanmalıdır. Benzer ad, ortak telefon veya aynı şirket tek başına yeterli olmayabilir. Birleştirme; görüşme geçmişi, açık işler ve hesap ilişkilerini de etkileyen kontrollü bir veri işlemidir.
Aynı firma bir çalışan tarafından telefondan, başka biri tarafından web formundan kaydedilmiş olabilir. Ancak iki farklı şubenin veya aynı ailedeki iki kişinin tek kayda düşmesi de mümkündür. Hızlı temizlik yapmak için topluca silmek yerine aday kayıtları inceleme sırasına alın.
Kişi, firma ve şube ilişkisini ayırın
CRM'nin hangi varlığı tuttuğunu netleştirin. Bir kişi birden fazla firmayla ilişkili olabilir; aynı firmanın farklı şubelerinde de farklı yetkililer bulunabilir. Yalnızca telefon alanını eşleştirerek bütün bu ilişkileri tek müşteri gibi toplamak yanlış sonuç verebilir. Veri modelinizdeki ayrımı sağlayıcıyla konuşun.
- Kayıt türü: kişi, firma veya şube.
- Güncel ve doğrulanmış iletişim bilgisi.
- Bağlı teklifler, siparişler ve servis işleri.
- Açık görevler ve takip sorumlusu.
- İletişim tercihleri ve erişim kapsamı.
Bir ana kayıt seçerken neye bakılmalı?
En yeni kayıt her zaman en doğru kayıt değildir. Güncel iletişim, doğrulanmış firma bilgisi ve mevcut iş ilişkileri birlikte incelenmelidir. Hangi alanın korunacağına karar verin; farklı iki bilgiyi sessizce birinin üzerine yazmayın. Belirsiz alanlar için düzeltme işi açın.
Eski telefon numarasıyla yeni numarayı birleştirmek, izin ve iletişim tercihlerinin de sınırsız taşınacağı anlamına gelmez. Bu bilgilerin nasıl ele alınacağını kurumun yetkili kişileri belirlemelidir. Birleştirmeyi yalnızca satış ekranının daha temiz görünmesi için yapmayın.
Açık işler kaybolmadan nasıl ilerlenir?
- Aday iki kaydın ilişkilerini listeleyin.
- Aynı kişi veya kurum olduklarını doğrulayın.
- Ana kaydı ve korunacak alanları belirleyin.
- Yetkili birleştirme yöntemini uygun ortamda deneyin.
- Görüşme geçmişi, dosyalar ve açık görevleri karşılaştırın.
- Tekrarlanan otomatik iş veya mesaj oluşmadığını kontrol edin.
Birleştirme geri alınamıyorsa işlem öncesi uygun yedek ve onay süreci bulunmalıdır. Yazılımın birleştirme özelliği yoksa veri tabanında gelişigüzel değişiklik yapmak yerine teknik ekiple kontrollü aktarım planı hazırlayın. Dışa aktarım dosyalarını da gereksiz kişilere açmayın.
Kurgusal örnekte hangi hata fark edilir?
A firmasının merkez ve şube kaydında aynı santral numarası bulunduğunu düşünün. Bunlar tek firma ilişkisine bağlı iki ayrı operasyon olabilir. Telefon eşitliğiyle birleştirmek, sipariş adresini veya sorumlu ekibi karıştırabilir. Önce iş ilişkisini doğrulamak bu nedenle önemlidir.
Yeni mükerrer kayıtları nasıl azaltın?
Kayıt açmadan önce arama, tutarlı alan biçimi ve olası eşleşme uyarısı planlanabilir. Ancak uyarı birleştirme kararı değildir. Yetkili kullanıcının farklı kişi seçeneğiyle devam edebilmesi ve nedenini kaydedebilmesi gerekebilir. Aynı formun tekrar gönderiminde ne olacağını da test edin.
Excel'den CRM'e geçiş ve segmentasyon rehberlerini bu süreçle birlikte değerlendirin. BE Soft CRM projesinde kayıt türlerinizi ve birleştirme kurallarınızı birlikte planlayabiliriz.
Sık sorulan sorular
Aynı telefon varsa iki kayıt aynı müşteri mi?
Kesin değildir. Santral, aile veya farklı şube ilişkisi gibi durumlar kontrol edilmelidir.
En yeni kaydı tutup diğerini silebilir miyim?
Bağlı işler ve geçmiş incelenmeden bunu yapmayın. Birleştirme ve silme farklı işlemlerdir.
