Kısmi sevkiyat, bir siparişteki ürünlerin tamamının aynı anda gönderilmemesidir. Siparişin genel durumu ile her ürün satırının ve paketin durumu ayrı izlenmelidir. İlk paket çıktığında bütün siparişi “teslim edildi” yapmak, eksik ürün takibini kaybettirir.
Bu durum yalnızca büyük mağazalarda görülmez. Bir ürün hazırken diğerinin tedariki beklenebilir veya farklı depolar ayrı paket çıkarabilir. Müşteri açısından önemli olan kaç paket geleceği, her pakette ne olduğu ve kalan ürün için hangi bilginin verildiğidir.
Hangi üç kayıt birbirine bağlanmalı?
Önce siparişin ürün satırları, sonra sevkiyat paketleri, ardından taşıma bilgileri ilişkilendirilir. Aynı ürün kodundan birden fazla adet varsa her pakete giden miktar açık tutulmalıdır. Sadece paket sayısını yazmak yeterli değildir.
- Sipariş numarası ve ürün kodu
- Sipariş edilen toplam miktar
- Hazırlanan ve gönderilen miktar
- Henüz gönderilmeyen kalan miktar
- Paket numarası ve o paketteki ürünler
- Kargo takip numarası ve paket durumu
Basit bir örnekte kayıt nasıl görünür?
Örnek olarak aynı üründen üç adet sipariş edildiğini düşünün. İlk pakette iki adet, ikinci pakette bir adet gönderilecekse kayıt “2 gönderildi, 1 bekliyor” bilgisini korumalıdır. İlk paketin teslimi bütün siparişin tamamlandığı anlamına gelmez.
İkinci ürün daha sonra iptal edilirse kalan miktar ile iptal miktarı ayrılır. Böylece ekip “bir adet eksik mi, iptal mi, hazırlıkta mı?” sorusunu aynı ekranda açıklayabilir. Örnek, operasyon mantığını anlatır; muhasebe belgesi düzenleme talimatı değildir.
Stokta çift düşüm nasıl önlenir?
Stok ayırma, sevkiyat ve iptal adımlarının hangi aşamada miktarı etkilediğini yazılım ekibiyle netleştirin. Paket oluştururken ve kargo çıktığında aynı miktarın iki defa düşülmediğini test edin. Stok hareketini yalnızca ekrandaki bir durum adına bağlamak yanıltıcı olabilir.
- Üç adetlik örnek sipariş açın.
- İki adet için ilk paketi oluşturun.
- Kalan miktarı ve stok hareketini kontrol edin.
- İkinci paketi hazırlayın veya kalan satırı yetkili süreçle iptal edin.
- Toplamların sipariş edilen miktarla uyuştuğunu doğrulayın.
Müşteriye hangi bilgi verilmeli?
“Siparişiniz kargoda” mesajı yerine hangi ürünlerin çıktığını ve kaç paketin beklendiğini açıklayın. Henüz kesinleşmemiş bir teslim tarihini vaat etmeyin. Her takip bağlantısının ilgili pakete ait olduğundan emin olun.
Örnek ifade: “Siparişinizin ilk paketinde iki adet ürün gönderildi. Kalan bir adet için hazırlık sürüyor; ikinci paket çıktığında ayrı takip bilgisi paylaşılacak.” Gerçek sipariş bilgisiyle uyarlanmış kısa bir mesaj, eksik ürün endişesini azaltabilir.
Yazılım seçerken ne test edilmeli?
Her e-ticaret panelinin kısmi sevkiyatı desteklediğini varsaymayın. BE Soft ile proje kapsamını konuşurken ürün satırı, birden fazla takip numarası, kısmi iptal ve iade senaryolarını birlikte gösterin. İşlemin yalnızca yönetici ekranında değil, müşteri görünümünde de anlaşılır olmasını isteyin.
Sık sorulan sorular
İlk paket teslim edilince sipariş kapanır mı?
Kalan gönderim veya işlem varsa tamamı teslim edilmiş gibi kapatılmamalıdır. Genel durum, alt kayıtların durumuna göre belirlenmelidir.
İki paket için iki sipariş açmak gerekir mi?
Bu her zaman gerekli değildir. Uygun sistemde tek siparişe bağlı ayrı sevkiyat kayıtlarıyla ilişki korunabilir.
Ürün ve stok eşleştirme rehberini de inceleyin. BE Soft’a gerçek süreçlerinizi örnek miktarlarla anlatarak kısmi sevkiyat kapsamını netleştirin.
