Yeni dönem başladığında bütün öğrencileri yeniden kaydetmek gerekmeyebilir; fakat eski listeyi kontrol etmeden kullanmak da doğru değildir. Sınıf değişiklikleri, yeni veli numaraları ve kurumdan ayrılan öğrenciler raporları etkileyebilir. Dönem geçişini, mevcut kayıtların tutarlılığını koruyacak ayrı bir çalışma olarak planlayın.
1. Güncel liste ile mevcut kayıtları karşılaştırın
Kurumun onaylı öğrenci listesini esas alın. Devam eden, yeni başlayan ve ayrılan öğrencileri kurum numarası üzerinden ayırın. Aynı adla farklı kişilerin bulunabileceğini unutmayın. İsim benzerliğine göre toplu birleştirme veya yeni profil açma kararı vermeyin. Belirsiz kayıtlar sorumlu personel tarafından kontrol edilsin.
2. Devam eden öğrencinin kimliğini koruyun
Sınıf veya grup değişikliği için aynı öğrenciye ikinci bir profil açmak, geçmiş ile yeni kayıtları ayırabilir. Yazılımın desteklediği güncelleme yöntemini kullanın. Dönem bilgilerinin geçmiş raporlarda nasıl göründüğünü sağlayıcıyla netleştirin. Yeni sınıf bilgisinin eski tarihli olayları yanlış yorumlamaya yol açmamasını kontrol edin.
3. Fotoğraf ve veli bilgilerini gözden geçirin
Görünümü belirgin şekilde değişen veya kayıt fotoğrafı yetersiz olan öğrenciler için uygun güncelleme yapın. Her fotoğrafı otomatik olarak değiştirmek yerine ihtiyacı değerlendirin. Veli numarası, alıcı tercihi ve mesaj kanalı güncel olsun. Başka bir aileye ait numaranın yeni öğrenciye taşınmadığını özellikle kontrol edin.
4. Ayrılan öğrencileri kurum süreciyle yönetin
Kurumdan ayrılmış öğrencilerin günlük listelerde ve bildirim alıcılarında bulunup bulunmaması kontrol edilmelidir. Aktif kullanım, arşiv ve silme aynı işlem değildir. Erişim ve saklama kararlarını kurumun ilgili sorumlularıyla verin; tek bir standart süreyi bütün kurumlar için uygun kabul etmeyin. Yetkisiz personel geçmiş kayıtları gelişigüzel kaldırmasın.
5. Açılıştan önce küçük bir kontrol grubu seçin
Yeni kayıtlı, sınıfı değişmiş ve bilgileri güncellenmiş öğrencileri gerçek kioskta deneyin. Doğru isim, doğru grup ve doğru veli alıcısını kontrol edin. Deneme olaylarını gerçek yoklamadan ayırın. İlk hafta gelen düzeltme talepleri için tek bir sorumlu ve kayıt listesi belirleyin.
Dönem geçişini düzenli tamamlayın
BE Soft ile liste güncelleme ve kontrol adımlarını kurumunuzun kullanımına göre planlayabilirsiniz. Amaç, geçmiş bilgiyi korurken yeni dönemin günlük takibinde güncel ve doğru kayıtlarla çalışmaktır.