Öğrencinin kuruma geldiğini veya kurumdan ayrıldığını veliye bildirmek, okul ve dershanelerin iletişim sürecini kolaylaştırabilir. Yüz tanıma sistemi giriş ya da çıkış kaydını oluşturur; bildirim ayarlarına göre bu olay veliye WhatsApp veya SMS üzerinden iletilir.
Ancak sağlıklı bir bildirim süreci için yalnızca öğrencinin tanınması yeterli değildir. Doğru iletişim numarası, doğru olay seçimi ve anlaşılır mesaj içeriği birlikte hazırlanmalıdır.
1. Önce öğrenciye ait kayıt oluşur
Öğrenci kameraya yöneldiğinde sistem görüntüyü değerlendirir ve kayıtlı kişilerle karşılaştırır. Tanıma işlemi tamamlandığında ilgili giriş veya çıkış kaydı oluşturulur.
Bildirim bu kayda dayanmalıdır. Kimliği doğrulanamayan bir öğrenci için tahmine dayalı mesaj gönderilmemeli; kurumun alternatif kayıt süreci uygulanmalıdır.
2. Bildirimi alacak veli numarası belirlenir
Öğrenci kaydıyla ilişkilendirilen iletişim numarasının doğru olması gerekir. Kayıt sırasında numarayı kontrol edin ve değişikliklerin nasıl güncelleneceğini belirleyin.
Yanlış numara, doğru öğrenci kaydının yanlış kişiye bildirilmesine neden olabilir. Bu nedenle iletişim bilgilerini güncelleyecek sorumlu personel bulunmalıdır.
3. Hangi olaylarda mesaj gönderileceği seçilir
Her kurumun bildirim ihtiyacı aynı değildir. Bazı kurumlar giriş ve çıkışta mesaj gönderirken bazıları gecikme durumunu da bildirmek ister.
BE Soft’ta giriş, çıkış ve geç kalma için WhatsApp veya SMS kanalı ayrı ayrı seçilebilir. İstenirse bildirim iki veli numarasına gönderilebilir.
Gereksiz tekrarları azaltmak için hangi işlemin bildirim oluşturacağını kurulum sırasında netleştirin.
4. Mesaj içeriği kısa ve açık hazırlanır
Mesaj; kurumun adını, ilgili öğrenciyi, olay türünü ve saati anlaşılır biçimde belirtmelidir. Aşağıdaki metinler örnek olarak kullanılabilir:
Giriş bildirimi:
“Sayın velimiz, öğrencinizin kurum giriş kaydı bugün saat 08.25’te oluşturulmuştur. BE Soft Akademi”
Çıkış bildirimi:
“Sayın velimiz, öğrencinizin kurum çıkış kaydı bugün saat 17.10’da oluşturulmuştur. BE Soft Akademi”
Buradaki kurum adı temsilidir; kendi kurum adınızla değiştirin. Giriş kaydı, öğrencinin bütün derslere katıldığı anlamına gelmez. Mesajda yalnızca kaydın gösterdiği olay anlatılmalıdır.
5. Geç kalma bildirimleri ders programına göre düzenlenir
Gecikme mesajının doğru oluşması için başlangıç saatlerinin güncel olması gerekir. Hafta içi, hafta sonu ve deneme sınavı günleri farklı saatlere sahip olabilir.
Program değiştiğinde ilgili ayarları da kontrol edin. Birden fazla grubun farklı başlangıç saatleri varsa bunun nasıl yönetileceğini sağlayıcıyla görüşün.
6. Kayıt oluşması ile mesajın ulaşmasını ayrı değerlendirin
Bir giriş kaydının oluşması, mesajın veliye aynı anda ulaştığını tek başına göstermez. Bağlantı ve mesaj hizmetinin koşulları teslim sürecini etkileyebilir.
Demo sırasında gönderim ve teslim durumlarının nasıl takip edildiğini sorun. Ulaşmayan mesajlarda hangi personelin kontrol yapacağı ve gerekiyorsa veliyle nasıl iletişim kurulacağı belirlenmelidir.
Kurulum öncesinde neleri hazırlamalısınız?
- Güncel öğrenci listesi
- Kontrol edilmiş veli iletişim numaraları
- Bildirim gönderilecek olaylar
- WhatsApp veya SMS tercihi
- Günlere göre başlangıç saatleri
- İletişim bilgilerini güncelleyecek sorumlu personel
BE Soft ile kurumunuzun bildirim ihtiyaçlarını paylaşın. Öğrenci giriş ve çıkış kayıtlarını, alıcı bilgilerini ve mesaj akışını birlikte değerlendirelim.